Un SRL are obligații contabile încă de la înființare, iar organizarea corectă a documentelor ajută firma să își desfășoare activitatea fără probleme fiscale și administrative. Facturile emise și primite, extrasele bancare, contractele, documentele privind salariații și declarațiile fiscale trebuie gestionate în funcție de activitatea societății și de regimul fiscal aplicabil.
Contabilitatea unui SRL înseamnă mai mult decât înregistrarea veniturilor și cheltuielilor. Ea arată situația financiară a firmei, contribuie la calcularea corectă a taxelor și oferă administratorului informații utile pentru deciziile de zi cu zi. O evidență bine organizată permite urmărirea banilor încasați, a datoriilor, a cheltuielilor și a obligațiilor care trebuie achitate către stat.
Ce obligații contabile are un SRL
Orice SRL trebuie să își organizeze contabilitatea potrivit regulilor aplicabile în România. Evidența contabilă se ține pe baza documentelor justificative și trebuie să reflecte operațiunile economice realizate de firmă. În practică, fiecare încasare, plată, achiziție sau vânzare trebuie susținută de documentele corespunzătoare.
Administratorul are responsabilitatea de a se asigura că societatea dispune de o contabilitate organizată corespunzător. Evidența poate fi gestionată în condițiile prevăzute de lege prin personal calificat sau prin colaborarea cu un profesionist ori o firmă specializată în servicii contabile.
Printre operațiunile care ajung frecvent în contabilitatea unui SRL se află:
- facturile emise către clienți
- facturile primite de la furnizori
- încasările și plățile realizate prin bancă
- operațiunile efectuate în numerar
- achizițiile de bunuri, servicii și mijloace fixe
- cheltuielile cu salariile și alte drepturi acordate angajaților
- taxele, impozitele și contribuțiile datorate
- avansurile acordate sau încasate
- deconturile și cheltuielile efectuate în interesul firmei
Un aspect important este separarea banilor societății de banii personali ai asociaților sau administratorului. Firma are propriul patrimoniu, iar utilizarea sumelor din societate trebuie justificată prin operațiuni și documente corespunzătoare.
Regimul fiscal influențează direct obligațiile firmei. Impozitele datorate, înregistrarea în scopuri de TVA, existența angajaților, tranzacțiile cu parteneri externi și domeniul de activitate pot schimba declarațiile și raportările necesare. De aceea, obligațiile trebuie stabilite pentru situația concretă a fiecărei societăți.
Documentele care trebuie pregătite și păstrate
Documentele justificative reprezintă baza contabilității. Ele demonstrează existența unei operațiuni și permit înregistrarea acesteia în evidența societății. O firmă care își organizează documentele constant reduce timpul necesar verificărilor și poate identifica mai repede eventualele diferențe.
Facturile sunt printre cele mai importante documente. Societatea trebuie să urmărească atât facturile pe care le emite, cât și documentele primite de la furnizori. În funcție de operațiune și de obligațiile aplicabile firmei, trebuie respectate și regulile privind sistemele electronice de raportare și transmitere a facturilor.
Extrasele de cont sunt la fel de importante. Acestea permit verificarea încasărilor și plăților realizate prin conturile firmei. Pentru fiecare operațiune este util să existe documentul care explică motivul plății sau al încasării, precum factura, contractul, decontul ori un alt document justificativ.
În activitatea curentă pot apărea și alte documente relevante:
- contracte cu furnizorii și clienții
- documente de recepție a bunurilor
- documente privind gestiunea și stocurile
- ordine de deplasare și deconturi
- documente privind mijloacele fixe
- documente de casă
- contracte individuale de muncă și documente salariale
- documente privind împrumuturile sau alte operațiuni de finanțare
Documentele trebuie păstrate și arhivate conform termenelor legale aplicabile fiecărei categorii. Arhivarea poate include documente pe hârtie sau în format electronic, în funcție de natura acestora și de regulile în vigoare.
Este util ca documentele să fie organizate lunar, pe categorii. Facturile de achiziții, facturile emise, extrasele bancare, documentele salariale și cele de casă pot avea foldere separate. O astfel de rutină simplifică activitatea contabilă și ajută administratorul să găsească rapid informațiile necesare.
Declarații fiscale, taxe și termene importante
Calendarul fiscal al unui SRL depinde de situația concretă a firmei. Două societăți care desfășoară activități diferite pot avea termene și declarații diferite. Contează regimul de impozitare, statutul privind TVA, existența salariaților și tipurile de tranzacții efectuate.
Unele obligații fiscale au caracter lunar, altele trimestrial sau anual. Administratorul ar trebui să cunoască cel puțin calendarul propriei firme, chiar dacă declarațiile sunt pregătite și transmise de contabil.
În funcție de situație, pot exista obligații legate de:
- impozitul datorat de societate
- taxa pe valoarea adăugată
- impozitul pe veniturile din salarii
- contribuțiile sociale aferente salariilor
- alte impozite și taxe aplicabile activității
- declarațiile informative cerute de legislația fiscală
- situațiile financiare și raportările contabile
Termenele fiscale trebuie verificate pentru fiecare perioadă de raportare, deoarece legislația și calendarul fiscal se pot modifica. O soluție practică este stabilirea unui calendar intern care să includă atât data legală a fiecărei obligații, cât și un termen mai devreme pentru transmiterea documentelor către contabil.
De exemplu, dacă documentele lunii precedente sunt trimise rapid și complet, contabilul are timp să verifice înregistrările și să ceară informații suplimentare. Administratorul află din timp ce sume trebuie achitate și poate gestiona mai bine disponibilul din cont.
Situațiile financiare reprezintă o altă componentă importantă a contabilității. Acestea prezintă informații despre activele, datoriile, veniturile, cheltuielile și rezultatul societății și se întocmesc conform regulilor și termenelor aplicabile firmei.
Cum îți organizezi contabilitatea pentru a evita problemele
O contabilitate eficientă începe cu o rutină simplă. Administratorul poate stabili o zi în fiecare săptămână pentru verificarea facturilor, contractelor, încasărilor și plăților. Astfel, documentele ajung la contabil pe parcurs, iar situațiile care necesită explicații pot fi rezolvate rapid.
Este recomandată și verificarea periodică a sumelor pe care firma trebuie să le încaseze de la clienți. O factură emisă și rămasă neachitată poate afecta lichiditățile societății chiar dacă activitatea pare profitabilă pe hârtie.
Aceeași atenție trebuie acordată datoriilor către furnizori și stat. Administratorul ar trebui să știe permanent ce plăți urmează, ce bani sunt disponibili și ce încasări sunt estimate. Contabilitatea devine astfel un instrument pentru administrarea firmei, nu doar o obligație legală.
Comunicarea cu persoana care ține contabilitatea este esențială. Orice operațiune mai puțin obișnuită, precum achiziția unei mașini, contractarea unui împrumut, distribuirea dividendelor, o tranzacție externă sau angajarea primului salariat, merită discutată înainte de efectuare. În acest fel pot fi pregătite documentele potrivite și poate fi evaluat tratamentul fiscal aplicabil.
O organizare bună presupune câteva obiceiuri simple. Documentele se transmit la timp, facturile și plățile se verifică periodic, termenele fiscale sunt urmărite, iar deciziile cu impact financiar sunt analizate înainte de implementare.
Contabilitatea pentru SRL devine mult mai ușor de gestionat atunci când documentele sunt ordonate și există o colaborare constantă între administrator și contabil. Firma își poate urmări mai bine veniturile, cheltuielile, taxele și disponibilitățile financiare, iar administratorul poate lua decizii pe baza unor informații actualizate. Respectarea obligațiilor și a termenelor contribuie la o activitate stabilă și oferă o bază sănătoasă pentru dezvoltarea societății.